Für E-Mail– und Online-Bewerbungen müssen Sie Ihr Foto sowie Ihre Zeugnisse und Bescheinigungen, also all Ihre Dokumente einscannen oder scannen lassen. Haben Sie Ihre Dokumente einmal sauber per Scanner digitalisiert, können Sie sie jederzeit bequem in hoher Qualität über Ihren PC ausdrucken und sparen sich so das Kopieren.

Dokumente einscannen lassen

Wenn Sie über keinen Scanner verfügen oder sich mit all den technischen Details überfordert fühlen, können Sie die Scans fachmännisch als Datei in einem modernen Copyshop erstellen lassen. Dort bekommen Sie die Dateien auf eine CD gebrannt oder auf einen USB-Stick kopiert. Verlangen Sie Ihre Dateien als PDF oder im Format TIFF. So haben Sie das bestmögliche Ausgangsmaterial – die Dateigrößen für den Versand reduzieren können Sie später selbst.

Selbst Dokumente einscannen

Erkundigen Sie sich vorher nach den Kosten für einen Scanner und wägen Sie ab: Ein günstiges und ausreichend gutes All-in-One-Gerät – das drucken, kopieren, scannen, manchmal auch faxen kann – ist schon für 60 Euro zu haben. Die Bedienung ist in der Regel sehr einfach. Sollten Sie gar nicht versiert im Umgang mit PCs sein und die Scans dringend benötigen, ist der Gang zum Copyshop wohl empfehlenswerter.

Gehen Sie bei der Qualität von Scans keine Kompromisse ein. Ist etwas schief oder im Dokument nicht gut zu lesen, machen Sie sich die Arbeit noch einmal – bzw. kontrollieren Sie das sofort im Copyshop und reklamieren Sie es gegebenenfalls. Professionelle Dienstleister wissen: Solche Kleinigkeiten wirken nachlässig und können dazu führen, dass Ihre Bewerbung sofort ausgesiebt wird!

Dokument einscannen mit größtmöglicher Qualität:

  • Befreien Sie das Glas Ihres Scanners vorher von Staub und Schmutz, z. B. mit einem Glaskeramikschaber oder mit Küchenkrepp und Glasreiniger.
  • Legen Sie das Dokument schön glatt und ohne Abstand zum Glas auf. Ihre ZeugnisseLebenslauf und weitere Schriftstücke sollten am besten exakt parallel zur Anlegekante aufliegen.
  • Richten Sie Ihr Dokument bereits zu Beginn richtig aus. Nachträgliches Drehen per Software verschlechtert die Qualität.
  • Nehmen Sie die richtigen Einstellungen vor:

    Farbfotos scannen

    24 Bit als Farbtiefe
    150 dpi wenn Sie das Foto in seiner Größe belassen oder verkleinern
    300 dpi wenn Sie das Foto vergrößern möchten

    Schwarzweißfotos digitalisieren

    16 Bit = 65.536 Graustufen
    Auflösung siehe Farbfotos

    Zeugnisse und andere Dokumente einscannen

    Schwarzweiße Scans ohne Graustufen, um einen möglichst großen Kontrast und eine möglichst geringe Dateigröße zu erhalten
    »Text«, »Strichzeichnung« oder »1 Bit« als Vorlage
    150 bis 200 dpi genügt als Auflösung
    Helligkeit und Kontrast können Sie je nach Scan-Software noch verändern

  • Ziel ist der bestmögliche Kompromiss aus Sichtbarkeit aller gewünschten Details und Unsichtbarkeit von unerwünschten Details wie kleinen Verunreinigungen des Papiers. Testen Sie, ob alles am Bildschirm und im Ausdruck einwandfrei zu lesen ist!
  • Speichern Sie Ihre gescannten Dokumente zunächst in einem verlustfreien Format wie TIFF. Bei der späteren Weiterverarbeitung zum PDF wird die Dateigröße automatisch reduziert.
  • Wenn Sie Ihr Foto als einzelne Datei benötigen, wie bei manchen Online-Bewerbungsverfahren gefordert, wählen Sie beim Speichern das JPG-Format. Hier reicht eine Qualität von 30 bis 40 % (oder »mittel«) oft völlig aus.

Angesichts der Möglichkeiten von Scannern, Bildbearbeitungs-Software und digitalen Kopiergeräten mag es für manchen eine Versuchung sein, ein schlechtes Arbeitszeugnis zu frisieren oder ein fehlendes komplett selbst zu erstellen. Dafür müsste man schon ein Meisterfälscher sein, um einen Personaler in dieser Hinsicht hinters Licht zu führen. Kommt die Sache irgendwann später durch einen dummen Zufall raus, kann man Sie fristlos kündigen.

Die Bewerbungsunterlagen einer E-Mail oder Online-Bewerbung werden in der Regel als einzelnes PDF-Dokument verschickt. Es wirkt sehr unprofessionell, wenn Sie Ihrer E-Mail mehrere Dateien anhängen und unter Umständen wird der Personaler Ihre E-Mail sofort löschen. Wie Sie verhindern, dass Ihre E-Mail gelöscht wird, erfahren Sie in dem Beitrag »Wie verhindere ich, dass meine E-Mail-Bewerbung gelöscht wird?«. Wie Sie nach dem Scannen mit Ihren Dokumenten, Zeugnissen und Bescheinigungen ein PDF erstellen, erfahren Sie in dem Beitrag »Wie erstelle ich ein PDF?«.

 

Über den Autor

Stefan Gerth

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