Jeder Personaler stöhnt gequält auf, wenn er eine Bewerbungs-E-Mail mit zig Anhängen bekommt. Das Stöhnen geht in Ächzen über, wenn die Anhänge auch noch kryptisch benannt sind (»scan02475pxt.doc« oder ähnlich). Haben die Anhänge auch noch verschiedene Dateiformate, von DOC und XLS über GIF und EPS bis PSD und PPT, hämmert der arme Mensch mit dem Kopf auf den Schreibtisch und fragt sich, womit er das verdient hat.

Im Ernst: Machen Sie ihm bloß nicht mehr Arbeit als nötig. Das gibt nicht nur Punktabzug, sondern kann bei genügend großer Auswahl an Bewerbungen leicht dazu führen, dass Ihre E-Mail gelöscht wird. Zudem wissen Sie nicht, mit welchem PC, Betriebssystem und welcher Software (und Version) der Personaler arbeitet: Vielleicht kann er Ihre Anhänge trotz guten Willens einfach nicht öffnen. Glauben Sie bloß nicht, er würde Sie dann anrufen und Sie darauf hinweisen! Es wird der Fall eintreten, dass Sie keine Einladung zum Vorstellungsgespräch, sondern eine Absage erhalten werden.

Weniger ist mehr

Sie sammeln gegenüber vielen Mitbewerbern schon etliche Punkte, wenn Sie ein einziges Dokument mitschicken, das Ihre Texte sowie alle Scans von Zeugnissen etc. enthält. Um solch ein Dokument für Ihre Bewerbung zu erzeugen, hat sich PDF als Standard etabliert, das portable Dokumentenformat von Adobe. Deren Originalsoftware zum Erstellen von PDFs ist teuer, doch für den Hausgebrauch gibt es kostenlose Alternativen: Erzeugen Sie PDFs

  • direkt aus Microsoft Word (mit PDF-Plug-In)
  • mit einem Programm wie FreePDF oder PDFCreator oder
  • aus Apache OpenOffice

TIPP Bei manchen Online-Formularen ist eine zusammengefasste Datei nicht vorgesehen. Laden Sie dann wie gewünscht Anschreiben, Lebenslauf, Foto und Zeugnisse getrennt hoch. Es ist dennoch vorteilhaft, wenn Sie jede einzelne Datei in das Format PDF umwandeln. So ist gewährleistet, dass die Dokumente genauso aussehen, wie Sie es vorgesehen hatten. Inklusive der Schriften, die der Empfänger vielleicht gar nicht hat.


Apache OpenOffice

Die Bürosoftware Apache OpenOffice (http://www.openoffice.org/download/), können Sie kostenlos herunterladen um PDFs zu erstellen (Laden Sie die Software direkt von der genannten Website, um sich nichts »einzufangen«!) Damit können Sie zunächst Ihre Textdokumente für Ihre Bewerbung schreiben. Im Prinzip, wie Sie es aus Word oder einer anderen Textverarbeitung, gewohnt sind. Außerdem können Sie auch bereits erstellte Dokumente mit OpenOffice öffnen, um sie weiterzuverarbeiten.

Anwendung

Ihre gescannten Zeugnisse ziehen Sie einfach ins OpenOffice-Dokument oder benutzen den Befehl EinfügenBild Aus Datei. Die Originalgröße DIN A4 stellen Sie so wieder her: Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den eingefügten Scan und wählen Sie Bild Originalgröße. Anschließend erstellen Sie mit nur einem Klick ein PDF, indem Sie in der oberen Leiste auf das PDF-Symbol klicken.

Dateigröße und -qualität

Folgende Ausführungen zur Dateigröße gelten sinngemäß auch bei anderen Methoden der PDF-Erstellung:

Kontrollieren Sie die Größe der entstandenen Datei. Diese sollte 3 bis 5 Megabyte (MB) nicht überschreiten. Dateien über 5 MB werden teilweise in Unternehmen gar nicht erst durch den Spamfilter gelassen. Deutlich größere Dateien können auch zu Programm-Abstürzen beim Empfänger führen. In solch einem Fall wird Ihre E-Mail inklusive Bewerbung einfach gelöscht, schlecht gelaufen!

Hier die Lösung: Liegt die entstandene Datei über 5 MB, erstellen Sie das PDF nicht – wie oben beschrieben – durch Klick auf das PDF-Symbol, sondern ­über den Befehl Datei Exportieren als PDF.  Im Fenster PDF Optionen können Sie nun die Größe beeinflussen, und zwar auf zwei Arten: über 1. Qualität und 2. Grafikauflösung verringern.

Für Grafiken genügt eine JPG-Qualität von 25 bis 40% meist völlig. Kontrollieren Sie aber sicherheitshalber auf einem Ausdruck, ob alles gut zu lesen ist. Falls nicht, speichern Sie erneut mit etwas höherer Qualität. Dabei müssen Sie vielleicht mit den Einstellungen für Scan-Auflösung, Helligkeit/Kontrast und JPG-Qualität etwas experimentieren, bis Sie ein kleines und gleichzeitig gut lesbares Dokument erzeugt haben!


TIPP Falls Sie Ihren Lebenslauf, Ihr Anschreiben, Ihre Zeugnisse und weitere Dokumente nicht selbst scannen können, lassen Sie das von einem Bekannten oder im Copyshop erledigen. Manche Copyshops fertigen gegen Gebühr auch ordentliche PDF-Dateien an, die Sie dann auf einer CD- oder einem Datenstick mitnehmen können.


 

Über den Autor

Mara

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