Häufig treten bei dem Verfassen einer Bewerbung mit Word (oder anderen Textverarbeitungsprogrammen) diverse Probleme auf:

  • Platzprobleme.
  • Formatierungsprobleme.
  • Probleme mit den Absatzeinstellungen

Besitigen Sie diese ganz einfach!


1.TIPP der schon bei vielen Problemen weiterhelfen kann ist:

„Kürzen macht eine Bewerbung in den meisten Fällen sogar gehaltvoller und bringt das Geschriebene besser auf den Punkt!“


Dies ist häufig der Fall, wenn Sie unbedingt noch ein paar Zeilen auf der Seite Ihres Anschreibens unterbringen wollen. Manchmal finden Sie dann beim besten Willen nichts mehr zum Kürzen, da jegliche Informationen für Sie als relevant erscheinen.

Die Lösung für Platzprobleme

Die folgende Reihenfolge wird Ihnen dabei helfen, alle nötigen Informationen in dem Anschreiben Ihrer Bewerbung unterbringen zu können. Aber Vorsicht: der visuelle Eindruck kann schnell leiden, wenn Sie zu viel an den Einstellungen herumbasteln!

  1. Schalten Sie die automatische Silbentrennung ein. Kontrollieren Sie sämtliche Trennungen sorgfältig und greifen Sie mit dem bedingten Trennstrich ein.
  2. Ändern Sie die Schriftart von Arial zu Times New Roman, da diese deutlich weniger Platz benötigt.
  3. Fassen Sie zwei Absätze zusammen, wenn der entstehende Absatz dadurch nicht 6 bis 7 Zeilen überschreitet.
  4. Arbeiten Sie mit Absatzabständen anstelle von Leerzeilen, minimal 2 Punkt (»Abstand nach«).
  5. Verringern Sie die Schriftgröße auf minimal 11 Punkt.

Verringern Sie auf keinen Fall die Zeichenbreite, damit verschlechtern Sie Lesbarkeit und Gesamteindruck drastisch!


2. TIPP Übertragen Sie diese Formatänderungen unbedingt auf das gesamte Dokument Ihrer Bewerbung, da es sonst keinen geschlossenen Eindruck mehr macht! Notieren Sie sich am besten alle Details und Werte, während Sie auf der besagten Seite die Formate so lange ändern, bis Ihr Text passt. Oder lässt sich nicht doch noch etwas kürzen?


Zeit sparen beim Formatieren

Um den Text Ihres Anschreibens im Nachhinein (anders) zu formatieren, spart die Funktion Formate übertragen (Pinsel-Werkzeug) viel Zeit und Nerven. Aber auch bei anderen Problemen mit der Formatierung Ihrer Bewerbung kann diese Funktion genutzt werden.

Formate übertragen

Anfangs ist das Arbeiten damit ungewohnt: Sie müssen zuerst die Funktion bzw. das Werkzeug aktivieren, dann das gewünschte Format »holen«, um es anschließend auf den gewünschten Textbereich zu übertragen.

Beachten Sie dabei, was genau Sie beim »Holen« und Übertragen eines Formats auswählen! Sie können in beiden Fällen

  1. in den Text hineinklicken,
  2. ein oder mehrere Zeichen oder
  3. einen ganzen Absatz auswählen.

Das Ergebnis ist jeweils unterschiedlich, da Word Zeichenformate und Absatzformate kennt und diese je nach Einsatz des Pinsels überträgt!

Zeichenformat

Um ein Zeichenformat wie Schriftgröße, Schriftart, Schriftfarbe oder Unterstreichung in Ihr Anschreiben, Ihren Lebenslauf oder Ihr Motivationsschreiben zu übertragen

  1. klicken Sie mitten in ein Wort, das das gewünschte Format hat
  2. wählen Sie den Pinsel aus
  3. markieren Sie mit der Maus den Textbereich, der umformatiert werden soll (falls Sie versehentlich klicken und damit ungewollt das Absatzformat übertragen, wählen Sie Rückgängig und fangen Sie noch mal an)

Absatzformat

Um Absatzformate wie die Ausrichtung, den Einzug, Zeilenabstand oder Absatzabstand zu übertragen

  1. klicken Sie im Absatz, der das gewünschte Format hat, unmittelbar vor die Absatzmarke
  2. wählen Sie den Pinsel aus
  3. klicken Sie in den Absatz, der umformatiert werden soll, unmittelbar vor die Absatzmarke

Achten Sie dennoch darauf, dass nichts Unerwünschtes passiert, da Sie nicht alle möglichen Zeichen- und Absatzformatierungen im Kopf haben. So könnten Sie versehentlich die Silbentrennung im Zielabsatz deaktivieren, oder eine Funktion wie Zeilen zusammenhalten. Leicht passiert es auch, dass man im Zielabsatz ein kursiv geschriebenes Wort übersieht und versehentlich geradestellt.


3. TIPP Sie können das Werkzeug (normalerweise durch Doppelklick) auch dauerhaft auswählen, um ein gewünschtes Format nacheinander auf mehrere Textstellen oder Absätze in Ihrer Bewerbung zu übertragen


Klappt doch mal etwas nicht?

Das Formatieren in Microsoft Word bringt viele Anwender zur Verzweiflung: Sie ändern in einem Absatz zum Beispiel Schriftart, Schriftgröße und Ausrichtung. Wenn Sie weiterschreiben, schaut es trotzdem wieder anders aus. Word scheint unerwünschtes Eigenleben zu zeigen und formatiert einfach anders.

Der Befehl Rückgängig

Auch bei der Formatierung Ihrer Bewerbung ist diese Tastenkombination sehr hilfreich. Denn ein Grund für unerwartetes »Verhalten« von Word ist, dass das Programm Formatierungen zum Beispiel auch in Absatzmarken, Tabulatorzeichen, Leerzeichen und Seitenwechseln speichert. Löschen Sie also unerwünschte Zeichen dieser Art oder markieren Sie sie beim Formatieren mit. Somit können sich keine anderen Formatierungen darin »verstecken«.

Ähnlich nervig ist es, wenn Sie eine Absatzmarke in Ihrem Anschreiben löschen und der entsprechende Absatz ungewollt umformatiert wird. Auch hier wählen Sie erst einmal den Befehl Rückgängig und fügen dann eine weitere Absatzmarke ein. Im weiteren Verlauf können Sie die andere dann löschen.


4. Tipp: Wenn alles nicht hilft und Sie öfter mit dieser Eigenart von Word kämpfen, gewöhnen Sie sich eine andere Arbeitsweise an: Formatieren Sie nicht während des Schreibens, sondern erst, nachdem Sie den gesamten Text eingegeben haben.


Absätze

Zeilenabstand

Ändern Sie daran nie etwas! Selbst minimale Änderungen, ob positiv oder negativ, verschlechtern enorm die Lesbarkeit des Texts Ihrer Bewerbung.
Belassen Sie es für Ihren Lebenslauf und Ihr Anschreiben bei der Vorgabe »einfach«. Das ist die Einstellung für eine optimale Lesbarkeit. Der Abstand ändert sich zudem automatisch je nach Schriftgröße. Wenn Sie die Einstellung ändern und zum Beispiel eine Zahl eingeben (für einen festen Zeilenabstand), tun sich verschiedene Probleme auf.

Absatzabstand

Wenn Sie in Ihrem Dokument, wie zum Beispiel dem Bewerbungsanschreiben, nach einer Zeilenschaltung bzw. Absatzmarke einen größeren Abstand sehen als zwischen den Zeilen davor, ist ein Absatzabstand eingestellt. Setzen Sie diesen Abstand auf »0«, wenn Sie das stört, oder erhöhen Sie ihn sogar noch. Wenn Sie einen Absatzabstand wünschen, wählen Sie den Wert für den Abstand nach dem Absatz. Es führt bei der Eingabe und beim Überarbeiten von Texten leicht zu Verwirrung, wenn Sie alternativ oder zusätzlich den Wert für den Abstand vor dem Absatz verändern.

Nicht zu verwechseln mit Leerzeilen!

Verwechseln Sie den Absatzabstand nicht mit einer Leerzeile, die Sie mit der Eingabetaste erzeugen. Das Verwenden von Leerzeilen ist sehr verbreitet, aber nicht zu empfehlen, wenn Sie eventuell Platzprobleme bekommen könnten. In diesem Fall können Sie beim Arbeiten mit Absatzabständen viel feiner justieren.

Mit manueller Zeilenschaltung Absätze vermeiden

Um bei eingestelltem Absatzabstand
(wie hier) eine neue Zeile zu beginnen, ohne den Absatzabstand auszulösen, gibt es einen speziellen Befehl: die manuelle Zeilenschaltung (Shift-Return). Viele Anwender füllen eine Zeile stattdessen mit Leerzeichen oder Tabulatorzeichen, um den automatischen Zeilenumbruch auszulösen – das ist eine Behelfslösung, die bei Änderungen viel Arbeit macht.

Über den Autor

Mara

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