Für E-Mail– und Online-Bewerbungen müssen Sie Ihr Foto sowie Ihre Zeugnisse und Bescheinigungen, also all Ihre Dokumente einscannen oder scannen lassen. Haben Sie Ihre Dokumente einmal sauber per Scanner digitalisiert, können Sie sie jederzeit bequem in hoher Qualität über Ihren PC ausdrucken und sparen sich so das Kopieren.
Selbst Dokumente einscannen
Erkundigen Sie sich vorher nach den Kosten für einen Scanner und wägen Sie ab: Ein günstiges und ausreichend gutes All-in-One-Gerät, welches drucken, kopieren, scannen, und ggf. auch faxen kann, ist schon ab 60 Euro zu haben. Die Bedienung ist in der Regel sehr einfach. So können Sie Dokumente einscannen:
Das Glas des Scanners säubern
Zunächst sollten Sie das Glas Ihres Scanners von Staub und Schmutz befreien. Nutzen Sie dafür zum Beispiel einen Glaskeramikschaber oder Küchenkrepp und Glasreiniger.
Dokumente glatt und richtig ausgerichtet auflegen
Lebenslauf, Zeugnisse und weitere Schriftstücke sollten am besten exakt parallel zur Anlegekante aufliegen. Richten Sie Ihr Dokument bereits zu Beginn richtig aus. Nachträgliches Drehen per Software verschlechtert die Qualität.
Die richtigen Einstellungen vornehmen
Für unterschiedliche Dokumenttypen sollten Sie verschiedene Einstellungen verwenden, um die bestmögliche Scan-Qualität zu gewährleisten. Die Einstellungen nehmen Sie – je nach verwendetem Gerät – entweder direkt am Scanner oder in der verwendeten Scan-Software vor.
Dokumente einscannen
Ziel des Einscannens von Dokumenten ist es, den bestmöglichen Kompromiss aus Sichtbarkeit aller gewünschten Details und Unsichtbarkeit von unerwünschten Details wie kleinen Verunreinigungen des Papiers zu erreichen. Wir empfehlen dazu folgende Einstellungen:
- Falls vorhanden: »Text«, »Strichzeichnung« oder »1 Bit« als Vorlage auswählen (Namen variieren je nach Scanner-Typ).
- Schwarzweiße Scans ohne Graustufen verwenden, um einen möglichst großen Kontrast und eine möglichst geringe Dateigröße zu erhalten.
- Helligkeit und Kontrast Ihren Anforderungen entsprechend anpassen.
- Eine Auflösung von 150-200 dpi einstellen.
- Falls möglich: Speichern Sie Ihre gescannten Dokumente zunächst in einem verlustfreien Format wie TIFF. Bei der späteren Weiterverarbeitung zum PDF wird die Dateigröße automatisch reduziert.
Stellen Sie nach dem Scannen sicher, dass alle auf dem Dokument vorhandenen Informationen einwandfrei lesbar sind!
Farbfotos scannen
Für das Einscannen von Farbfotos empfehlen wir diese Einstellungen:
- Farbtiefe: 24 Bit
- Auflösung:
- 150 dpi wenn Sie das Foto in seiner Größe belassen oder verkleinern wollen.
- 300 dpi wenn Sie das Foto vergrößern möchten.
Schwarzweiß-Fotos digitalisieren
Für das Einscannen von Schwarzweiß-Fotos nutzen Sie folgende Einstellungen:
- Farbtiefe: 16 Bit = 65.536 Graustufen
- Auflösung:
- 150 dpi wenn Sie das Foto in seiner Größe belassen oder verkleinern wollen.
- 300 dpi wenn Sie das Foto vergrößern möchten.
Dokumente einscannen lassen
Wenn Sie über keinen Scanner verfügen oder sich mit all den technischen Details überfordert fühlen, können Sie die Scans fachmännisch als Datei in einem modernen Copyshop erstellen lassen. Dort bekommen Sie die Dateien auf eine CD gebrannt oder auf einen USB-Stick kopiert. Verlangen Sie Ihre Dateien als PDF oder im TIFF Format. So haben Sie das bestmögliche Ausgangsmaterial.
Eingescannte Dokumente versenden
Die Bewerbungsunterlagen einer E-Mail oder Online-Bewerbung werden in der Regel als einzelnes PDF-Dokument verschickt. Es wirkt sehr unprofessionell, wenn Sie Ihrer E-Mail mehrere Dateien anhängen und unter Umständen wird der Personaler Ihre E-Mail sofort löschen. Wie Sie verhindern, dass Ihre E-Mail gelöscht wird, erfahren Sie in dem Beitrag »Wie verhindere ich, dass meine E-Mail-Bewerbung gelöscht wird?«. Wie Sie nach dem Scannen mit Ihren Dokumenten, Zeugnissen und Bescheinigungen ein PDF erstellen, erfahren Sie in dem Beitrag »Wie erstelle ich ein PDF?«.
