Niemand hat wirklich Lust darauf, häufig Bewerbungen zu schreiben. Doch leider kommen viele im Laufe Ihrer Karriere um dieses Übel nicht herum, denn häufig klappt es mit der Suche nach einem neuen Job nicht bei der ersten Bewerbung.
Bewerber müssen oft einkalkulieren, dass mehrere individuelle Bewerbungen zu erstellen sind. Hat sich dann erst mal ein beachtliches Zettelchaos aufgetürmt, ist es meist schon zu spät mit der Übersichtlichkeit Ihrer Bewerbungsschreiben. Für Ihr privates Home-Office bieten Sich viele Möglichkeiten an, mit deren Hilfe Sie im Handumdrehen Übersichtlichkeit, Ordnung und Struktur auf Ihren Schreibtisch sowie für Ihre Bewerbungen zaubern können. Solche praktischen Helfer erzielen oft für kleines Geld eine große Wirkung.
Wofür brauche ich ein Ordnungssystem für meine Bewerbungen?
Ein solches System ist dafür da, um Ihnen als Bewerber zu helfen …
❶ …Bewerbungen jederzeit schnell wiederzufinden. Dies kann besonders dann nützlich sein, wenn Sie zum Beispiel einen Anruf vom Personaler oder vom zukünftigen Vorgesetzten bekommen und sich sofort ein Bild davon machen müssen, um welches Unternehmen und welche Stelle es überhaupt geht – und den Anrufer möglichst mit Namen ansprechen können!
❷ …sich anhand Ihres, auf das Unternehmen abgestimmten, Anschreibens und Lebenslaufs, auch noch nach Monaten optimal auf ein Vorstellungsgespräch vorbereiten zu können.
❸ …bei einer wiederholten Bewerbung beim selben Unternehmen zu wissen, was Sie beim letzten Mal geschrieben haben. So können Sie entscheiden, mit welchen Formulierungen Sie es diesmal in dem Bewerbungsschreiben versuchen wollen. (Evtl. bewerben Sie sich ja in einer anderen Abteilung oder bei einem, inzwischen neuen, Ansprechpartner)
❹ …jederzeit nachzuverfolgen, wann Sie sich wo beworben haben und in welcher Phase sich das Bewerbungsverfahren im Unternehmen befindet. So können Sie z.B. bei Anrufen und Fragen richtig reagieren, nach der richtigen Wartezeit nachhaken oder die Rücksendung Ihrer Unterlagen einfordern.
❺ …falls Sie in der Situation sind, einen Nachweis erbringen zu müssen. Wenn Sie arbeitslos sind und der Arbeitsagentur oder ARGE Ihre Bewerbungsaktivitäten für einen geforderten Zeitraum nachweisen müssen, kann eine strukturierte Ordnung Ihrer Bewerbungen Gold wert sein.
Die Must-Have-Helfer für Ihr Zuhause
Heftstreifen
Um Ihre Bewerbungen zu organisieren helfen lauter gebündelte Mäppchen, die jeweils nur aus 2-3 Seiten bestehen. Heften Sie dazu die Ausdrucke jedes einzelnen Anschreibens separat in einem Heftstreifen ab. Auch der entsprechende mitgesendete Lebenslauf, sollte in Kopie beigefügt werden.
Büro-Ordner
Heften Sie die einzelnen Heftstreifen-Blätter-Bündel in einen Büro-Ordner. Bringen Sie Ihre Unterlagen beim Einheften in eine chronologische Reihenfolge, um schnell und einfach die jeweiligen Wartezeiten auf eine Antwort erkennen zu können.
Klarsichtfolien
Schützen Sie Ihre Dokumente ganz einfach und sortieren Sie sie in Klarsichtfolien ein.
Haben sie etwas mehr Platz auf Ihrem Schreibtisch?
Dann sortieren sie Ihre Unterlagen in mehreren Ordnern! So können Sie einen Ordner für die Bewerbungen verwenden, auf die Sie bereits eine Antwort bekommen haben. Einen anderen verwenden Sie für laufende Bewerbungsverfahren. Und einen weiteren Ordner können Sie für vorgefertigte Kopien Ihrer Zeugnisse benutzen. Zeugnisse dürfen Sie allerdings nicht lochen, sodass sie diese in Klarsichtfolien aufbewahren müssen. Sie verhindern auch zusätzlich Flecken und Eselsohren.
Vorteil: Auf die Klarsichtfolien können Sie sich mit einem Folienstift Notizen zu Ihren Dokumenten machen
Hinzu kommen dann noch eventuelle Empfangsbestätigungen (bei E-Mail-Bewerbungen; per Post gibt es diese nur noch selten), Einladungen zum Vorstellungsgespräch und Absagen, außerdem Telefonnotizen sowie eventuell noch offene Fragen und sonstige Korrespondenzen mit dem Unternehmen. Daher sollten diese von Ihnen auch alle aufbewahrt werden!
Zeugnisse und sonstige Unterlagen vermerken
Um eine noch bessere Übersicht über Ihre Bewerbungen zu erhalten, sollten Sie per Hand auf den einzelnen Anschreiben vermerken, welche Zeugnisse oder sonstigen Anlagen Sie den jeweiligen Unterlagen zugefügt haben. Es kann für Sie schnell peinlich werden, wenn Sie sich nicht erinnern können, welche Unterlagen der Personaler von Ihnen bekommen hat.
Stellenangebot
Zusätzlich sollten Sie auch das jeweilige Stellenangebot (ausgedruckt oder aufgeklebt) zu den passenden Unterlagen heften. Machen Sie sich auch gerne die ein oder andere Notiz, wie Sie von der Stelle erfahren haben oder ob es sich um eine Initiativbewerbung gehandelt hat und keine Stellenausschreibung vorgelegen hat.
Ein Steckbrief kann helfen:
Zusätzlich könnten Sie eine Tabelle erstellen, in der Sie sich alle wichtigen Eckdaten notieren.
❶ Welches Unternehmen?
❷ Datum und Fundort der Stellenausschreibung
❸ Name, Funktion, Durchwahl und E-Mail-Adresse des Ansprechpartners
❹ Ergebnis und Datum Ihres (eventuellen) Telefonats
❺ Datum Ihrer Bewerbung
❻ Datum, zu dem Sie nachhaken wollen
❼ Bemerkungen
Wenn Sie sich an den obigen Tipps und Tricks orientieren wollen, ist ein solches System bereits an einem Nachmittag erstellt. Es gewährt Ihnen auf Dauer den perfekten und schnellen Überblick – und damit immer das gute Gefühl, nichts vergessen zu haben.
